Como montar a Matriz GUT
Olá..!!
Caros leitores.!
Hoje falaremos sobre uma ferramenta
muito utilizada pelas empresas para priorizar os
problemas que devem ser atacados pela gestão, bem como para analisar a
prioridade que certas atividades devem ser realizadas e/ou desenvolvidas, em
situações como: solução de problemas, estratégias, desenvolvimento de projetos,
tomada de decisões etc. Esta ferramenta se chama Matriz GUT, sigla utilizada para resumir as
palavras Gravidade, Urgência e Tendência.
É uma ferramenta muito importante
para a gestão de problemas dentro de uma empresa, e se mostra bastante eficaz,
apesar da simplicidade no desenvolvimento e manutenção. Ela está ligada,
geralmente, à Matriz
SWOT e sua análise dos ambientes interno e externo
da empresa, onde analisa a prioridade de resolução de um problema, que pode
estar dentro ou fora da empresa.
A grande vantagem em se utilizar
a Matriz GUT é que ela auxilia o gestor a avaliar de
forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as
ações corretivas e preventivas para o extermínio total ou parcial do problema.
A sua montagem e utilização são muito fáceis, e serão explicadas neste texto,
fiquem de olho.
Primeiro passo
O primeiro passo para montar a Matriz GUT é listar todos os problemas
relacionados às atividades que você terá que realizar em seu departamento, sua
empresa ou até mesmo suas tarefas em casa, por exemplo. Montando uma matriz
simples, contemplando os aspectos GUT e os problemas
a serem analisados.
Segundo passo
Em seguida você precisa atribuir uma
nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos principais que serão
analisados: Gravidade, Urgência e Tendência.
o Gravidade: Representa o
impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É analisado sobre
alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações
etc. Analisando sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em
questão não seja resolvido;
o Urgência: Representa o
prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema
analisado. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver
esse problema. É recomendado que seja feita a seguinte pergunta: “A
resolução deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente?”;
o Tendência: Representa
o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se
tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento,
redução ou desaparecimento do problema. Recomenda-se fazer a seguinte
pergunta: ”Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a
pouco ou vai piorar bruscamente?”.
As notas devem ser atribuídas seguindo a seguinte
escala crescente: nota 5 para os maiores valores e 1 para os menores valores.
Ou seja, um problema extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima tendência
a piorar com o tempo receberia uma pontuação da seguinte maneira:
Gravidade = 5 |
Urgência = 5 | Tendência = 5
Ao final da atribuição de notas para
os problemas, seguindo os aspectos GUT, faz-se necessário produzir um número
que será o resultado de toda a análise e que definirá qual o grau de prioridade
daquele problema. O cálculo é feito da seguinte forma: pega-se os valores de
cada problema e multiplica-se desta maneira (G) x (U) x (T). Para o
exemplo acima, o produto desta multiplicação seria = 125, ou seja, o fator de
prioridade deste problema, segundo a Matriz GUT será
125. O que, dentro de uma comparação com outros problemas, indicará se ele é ou
não o mais urgente a ser atacado.
Para muitos, o fato de simplesmente atribuir
notas para os problemas pode parecer algo um pouco subjetivo, baseado apenas no
“achismo”. Por este motivo, recomenda-se que, no momento de atribuir as notas,
você pense nos fatores da seguinte maneira:
Terceiro passo
Após definir e listar os problemas e dar uma nota à
cada um deles, é necessário somar os valores de cada um dos aspectos:
Gravidade, Urgência e Tendência, para então obtermos aqueles problemas que
serão nossas prioridades. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade
serão os que você deverá enfrentar primeiro, uma vez que serão os mais graves,
urgentes e com maior tendência a se tornarem piores.
Algumas pessoas costumam usar o Gráfico de Pareto em conjunto
com esta ferramenta para a análise das prioridades. Porém, não há uma regra.
Você pode combinar a Matriz GUT com outras ferramentas ou utilizá-la sozinha.
Exemplo de Matriz GUT
Abaixo, podemos ver um exemplo simples de
elaboração de uma Matriz GUT pronta. Nela consideramos problemas corriqueiros
em uma empresa, com a única finalidade de exemplificar o que foi dito aqui.
Na Matriz GUT mostrada
acima, os problemas foram classificados pelas notas de 1 a 5, depois obteve-se
o grau crítico, obtido pela multiplicação GxUxT e, posteriormente, foi
estabelecida a sequência de atividades, elencando aquelas que são mais graves,
urgentes e com maior tendência de piorar. Assim, a ordem de ataque aos
problemas pode ser concebida sem maiores problemas, dando subsídios para a
tomada de decisão dos gestores.
Você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras
finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma utilização fácil,
que pode ser manuseada por qualquer funcionário. Aprenda a identificar os
problemas que devem ser analisados e faça um ótimo proveito da Matriz GUT. Ela
com certeza irá auxiliá-lo a priorizar as ações a serem executadas para acabar
com diversos problemas em sua empresa.
