A prática da gestão de processos ou BPM (Business Performance Management)

É uma disciplina cada vez mais presente no dia-a-dia da maioria das empresas, na busca por maior eficiência e eficácia nas atividades executadas pelos colaboradores. A utilização de ferramentas de automação dos processos (também denominadas BPMS – business process management system) é um dos grandes aliados para o alcance destes resultados. É comum haver confusão entre as siglas BPM (prática de gestão) e BPMS (sistema). Porém, BPM está relacionado a toda atividade de análise ou melhoria orientada à processos e, como vimos no post “ Como enxergar uma empresa sob a ótica de processos? ”, é algo que contribui e muito para a orientação e os resultados das empresas. O BPMS que tratamos neste post é uma suíte de sistemas que devem ser aliados ao BPM em sua função. Falando mais detalhadamente sobre o BPMS, ele pode ser definido como um conjunto de componentes de software complementares que funcionam de maneira integrada para suportar todo o ciclo de automação de processos, a saber: Modelagem gráfica do fluxo de trabalho; Implementação das regras e informações do processo (dados, formulários, integração etc); Execução e controle do andamento do processo; Medição e análise de resultados em tempo real e após sua conclusão; Otimização de processos de negócio multifuncionais, gerando um novo ciclo de evolução dos referidos processos. Muitas são as vantagens que uma ferramentas de BPMS pode trazer para a organização, tanto em termos de evolução de sua arquitetura tecnológica, como também para a melhoria dos processos. Do ponto de vista dos gestores e colaboradores, podemos citar: Visibilidade: os processos estão definidos e são claros, explícitos para todos os participantes e gestores, bem como está o papel de cada um nos processos; Padronização: processos são executados de acordo com as regras definidas pelo negócio e não de acordo com critérios individuais de cada participante; garantindo a execução das “best practices” (melhores práticas) por todos; Controle: O status da execução de cada processo é monitorado em tempo real e fica disponível para tomada de ação; Produtividade: Melhor aproveitamento dos recursos através de ganhos de produtividade, com menos retrabalhos, já que o sistema pró-ativo leva as atividades aos participantes; Satisfação: pessoas são liberadas de tarefas de controle — o sistema controla — para executar tarefas de alto valor agregado; Alinhamento estratégico: processos são definidos e executados de acordo com a estratégia; além disso, a medição e a análise de indicadores de desempenho reforçam este alinhamento; Agilidade: novos processos e mudanças nos processos para atender às demandas do mercado e dos clientes são implementados em prazos sem precedentes, gerando menor time-to-market (tempo para inserir um produto ou serviço no mercado) e maior competitividade da empresa; Satisfação dos clientes: processos controlados e monitorados provocam significativa melhora na qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes e agilidade na sua entrega. Rastreabilidade: com o armazenamento e o histórico dos processos (juntamente com o fluxo de atividades realizadas), fica mais rápido e mais fácil ter acesso a informações diversas, o que ajuda muito em etapas de auditoria e obtenção de ISO, por exemplo. Racionalização da burocracia: diminui-se consideravelmente o tráfego e a dependência de papéis, já que as decisões e aprovações são feitas por intermédio da suíte; Para obter estes resultados, é importante uma análise criteriosa dos processos a serem automatizados bem como uma condução adequada do projeto de automação. Sobre isto iremos falar em um próximo momento.