Como escolho uma Solução de BPM?

As tecnologias que possibilitam o BPM, abrangem um amplo especto de atividades, mas podem ser generalizadas como as que apoiam atividades não-estruturadas (como tarefas ad-hoc ou colaborativas) ou altamente estruturadas e frequentemente de natureza transacional.

Atividades não-estruturas ou de fluxo de trabalho humano são suportadas por ferramentas que se concentram no profissional da Tecnologia da Informação; atividades estruturadas (ou de processamento direto) são suportadas por aplicativos de negócios e middleware tradicionais de TI.

É importante procurar soluções de BPM abrangentes que:

• Suportem tanto atividades centradas em pessoas e de processamento direto.

• Ofereçam um framework de solução em vez de simplesmente uma solução pontual (precisando de várias soluções pontuais).

• Suportem padrões de processos que permitam a integração entre diversas plataformas e com diferentes aplicativos de negócios.

• Suportem a integração entre parceiros comerciais.

• Forneçam a usuários corporativos a capacidade de definir as regras comerciais que compõem os processos de negócios, sem programação de TI.

• Forneçam visibilidade dos processos de negócios, permitindo monitoramento e gerenciamento de eventos em tempo real.

ORGANIZAR POR PROCESSOS

As estruturas organizacionais convencionais apresentam algumas características indesejáveis que comprometem o desempenho das empresas: elas priorizam as funções (áreas “verticais”) em detrimento

dos processos essenciais e exageram na divisão de tarefas, pois adotam o critério da otimização do funcionamento das áreas funcionais, o que leva à hiperespecialização. 

Nessa situação, as empresas têm estruturas hierárquicas rígidas e pesadas, repletas de “caixinhas” que executam pedaços fragmentados de processos de trabalho. Em cada “caixinha”, predominam atividades padronizadas, controladas por vários níveis de chefia, cuja função principal é garantir o cumprimento das normas (Gonçalves e Dreyfuss, 1995). 

Além disso, essas empresas têm muitos níveis hierárquicos, o que introduz impedâncias e perdas de carga e usam mais recursos que o indispensável. A organização orientada por processos pressupõe que as pessoas trabalhem de forma diferente. Em lugar do trabalho individual e voltado a tarefas, a organização por processos valoriza o trabalho em equipe, a cooperação, a responsabilidade individual e a vontade de fazer um trabalho melhor. Ela projeta e mensura cuidadosamente seus processos e faz com que todos os funcionários entendam e se responsabilizem por eles, possibilitando o desenvolvimento de um sentimento de “propriedade do processo”. 

As pessoas cumprem tarefas, mas têm uma visão mais ampla e pensam a respeito dos processos (Hammer, 1998). A visão horizontal das empresas é uma maneira de identificar e aperfeiçoar as interfaces funcionais, que são os pontos nos quais o trabalho que está sendo realizado é transferido de uma unidade organizacional para a seguinte (Rummler e Brache, 1990).

É nessas transferências que ocorrem os erros e a perda de tempo, responsáveis pela maior parte da diferença entre o tempo de ciclo e o tempo de processamento nos processos empresariais. A empresa terá melhor aproveitamento da experiência e do conhecimento adquiridos em todas as suas áreas quando se tornar capaz de transferi-los e compartilhá-los dentro de um fluxo horizontal de conhecimento.