Bom Dia ..!! Caros Leitores..!!
No Mundo BPM & BPMN, muitas informações estão disponíveis para consulta, sendo assim como também sou Leitor de vários artigos, tenho sempre compartilhado informações dos colegas "Pensadores" e admiradores desse MUNDO em que as organizações cada vez mais estão se adaptando pra melhor desempenho em um mercado tão competitivo.
Organizações têm buscado cada vez mais implantar Business Process Management (BPM), cuja missão primordial é otimizar processos e gerar mais resultados para as organizações.
Administradores.com
Que empresário não se anima diante da possibilidade de eliminar custos,
agilizar a troca de informações entre os departamentos, diminuir erros
humanos e ganhar tempo para executar tarefas estratégicas?
São
movidas por estes objetivos que cada vez mais organizações têm buscado
implantar Business Process Management (BPM), cuja missão primordial é otimizar processos e gerar mais resultados para as organizações.
Na
mesma medida, porém, aumentam também as frustrações, por não
conseguirem ver na prática as mudanças que pretendiam promover por meio
do BPM.
E isso pode acontecer devido a uma série de motivos, que vão desde o mau planejamento até a falta de apoio da alta administração.
Conheça alguns destes principais erros e saiba como evitá-los.
1. Não contratar especialistas em BPM
E isso pode acontecer devido a uma série de motivos, que vão desde o mau planejamento até a falta de apoio da alta administração.
Conheça alguns destes principais erros e saiba como evitá-los.
1. Não contratar especialistas em BPM
O BPM muda a cultura das empresas, o que
pode ser desafiador para equipes inexperientes. Uma boa maneira de
evitar esse problema é investir em treinamentos e contratar
especialistas com certificação CBPP (Certified Business Process
Professional) ou que já tenham participado de processos similares para
liderar a implementação, no mínimo do projeto piloto.
Dessa forma, é possível aproveitar a experiência de mercado desses especialistas para identificar erros e propor soluções de sucesso. A equipe, com isso, terá mais confiança para implementar os processos posteriores.
2. Não preparar os funcionários para as mudanças
Dessa forma, é possível aproveitar a experiência de mercado desses especialistas para identificar erros e propor soluções de sucesso. A equipe, com isso, terá mais confiança para implementar os processos posteriores.
2. Não preparar os funcionários para as mudanças
Para que as melhorias ocorram, os
funcionários precisam entender a importância do processo e, assim,
incorporar a ideia em suas equipes. Procure entregar os procedimentos,
instruções de trabalho e fluxo de ações antecipadamente aos usuários
finais. Dessa forma, eles saberão exatamente o que irá mudar.
Você pode também engajar os times por meio de um workshop que explique o projeto e mostre o impacto das atividades nos processos com os quais os colaboradores estão relacionados, deixando claro o que é esperado de cada uma das partes.
3. Não estruturar a metodologia
Você pode também engajar os times por meio de um workshop que explique o projeto e mostre o impacto das atividades nos processos com os quais os colaboradores estão relacionados, deixando claro o que é esperado de cada uma das partes.
3. Não estruturar a metodologia
Para que o processo dê certo, é preciso
ter ferramentas que proporcionem a melhor aplicação da estratégia. Por
isso, tente estruturar uma metodologia para a fase de implementação do
BPM.
4. Não estabelecer metas
4. Não estabelecer metas
Sem elas, fica impossível fazer o
acompanhamento do processo de implementação do BPM e avaliar os
resultados obtidos. Vale lembrar que é muito comum que a falta de
entendimento do usuário final nos seus objetivos e metas contribua para o
fracasso da empreitada. Por esse motivo, é necessário que os gestores
divulguem e esclareçam os objetivos e metas, tanto quanto as
consequências do seu não atingimento.
Você pode reforçar a ideia expondo os indicadores macro em ambientes comuns e relacionando-os ao Programa de Participação de Resultados. Outra maneira para aumentar o envolvimento é estabelecer metas individuais para cada colaborador.
5. Não fazer reuniões
Você pode reforçar a ideia expondo os indicadores macro em ambientes comuns e relacionando-os ao Programa de Participação de Resultados. Outra maneira para aumentar o envolvimento é estabelecer metas individuais para cada colaborador.
5. Não fazer reuniões
Elas são fundamentais para aproximar as
partes envolvidas, avaliar o progresso das ações e eliminar bloqueios e
barreiras. Podem ser feitos encontros diários de acompanhamento com o
grupo de implementação, semanais entre os gestores e a equipe e mensais
entre os gerentes e a alta administração.
6. Não fazer a manutenção do processo: revisitá-lo
6. Não fazer a manutenção do processo: revisitá-lo
Se, mesmo depois de todo o progresso, a
medição e o monitoramento contínuo falharem, o BPM pode acabar
fracassando e o objetivo morrendo. Por isso, a alta administração deve
fazer um controle mensal dos indicadores e não só controlá-los, como
também propor ações para a correção das rotas. É possível promover
treinamentos específicos para fortalecer fraquezas dos usuários e criar
um histórico com o progresso das ações realizadas.
7. Não ter o apoio da gestão
7. Não ter o apoio da gestão
O envolvimento de todos é fundamental
para sucesso de qualquer projeto. No caso do BPM, uma ideia que mudará
toda a cultura da empresa, esse incentivo é ainda mais necessário.
A falta de apoio das áreas de alta administração e o desalinhamento estratégico são barreiras que prejudicam a implementação. Por essa razão, é necessário que os executivos entendam a necessidade e ajudem no desenvolvimento da tarefa.
8. Não motivar as equipes
A falta de apoio das áreas de alta administração e o desalinhamento estratégico são barreiras que prejudicam a implementação. Por essa razão, é necessário que os executivos entendam a necessidade e ajudem no desenvolvimento da tarefa.
8. Não motivar as equipes
A participação do usuário final também é
fundamental para que o projeto tenha sucesso. Por isso, é necessário
realizar ações de motivação, como, por exemplo, a criação de uma BPM
Week, com distribuição de brindes relacionados e até crachá com
identificações especiais aos envolvidos na implementação.
Dessa forma, é possível criar uma sensação de orgulho na participação do projeto, garantindo assim maior apoio. É também possível motivar as equipes criando um Programa de Ideias para a Melhoria Contínua, deixando-os saber que os líderes da implementação ouvem as suas opiniões.
Outra ideia é mostrar que a responsabilidade pelo sucesso da empreitada é o desejo de todos. Você pode fazer com que a bonificação dos gestores seja diretamente ligada aos indicadores voltados à implementação do BPM.
9. Não dar atenção aos desmotivados
Os resistentes radicais podem prejudicar
todo o processo da empresa e ainda desestimular os colegas. Uma forma
interessante de evitar a resistência é programando uma evolução
gradativa dos níveis de maturidade do BPM, evitando assim um choque
muito grande.Dessa forma, é possível criar uma sensação de orgulho na participação do projeto, garantindo assim maior apoio. É também possível motivar as equipes criando um Programa de Ideias para a Melhoria Contínua, deixando-os saber que os líderes da implementação ouvem as suas opiniões.
Outra ideia é mostrar que a responsabilidade pelo sucesso da empreitada é o desejo de todos. Você pode fazer com que a bonificação dos gestores seja diretamente ligada aos indicadores voltados à implementação do BPM.
9. Não dar atenção aos desmotivados
Vale lembrar que é sempre importante identificar e monitorar continuamente o colaborador desmotivado. Se todo o esforço das equipes para que ele se adapte à nova cultura for em vão, torna-se necessário solicitar o apoio do RH para motivar este colaborador. Afinal, ele é chave importante para o sucesso do processo.
10. Não alinhar a equipe de TI com o BPM
Esse último detalhe é fundamental para a implementação ser um sucesso. A falta de alinhamento com o departamento de TI pode resultar no fracasso do projeto. Por isso, é importante ter um representante do setor do início até a conclusão do projeto.
O profissional deve participar das reuniões mensais com a alta administração e ainda ter um plano de ações de TI paralelo ao BPM. Dessa forma, ele não compromete os prazos macro do projeto de implementação.
