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Há alguns anos, quando a Business Process Modelling Notation (BPMN) ainda estava na versão 1.1, os pesquisadores Michael zur Muehlen e Jan Recker escreveram o artigo “How Much Language is Enough? Theoretical and Practical Use of the Business Process Management Notation?“, analisando processos de negócio modelados com esta notação e questionando o quanto alguns elementos eram realmente necessários.
De lá pra cá, milhares de novos processos de negócios foram desenhados com BPMN, e a notação aumentou seu toolkit com muitos novos elementos, em especial com a chegada da versão BPMN 2.0 (veja especificação publicada em jan/2011 aqui).
Você olha para as páginas e páginas da especificação BPMN e se pergunta “mas afinal, preciso usar todos esses elementos?”. A resposta está no propósito para o qual você está desenhando o processo.
Um dos aspectos que mais me agrada no BPMN é o de que ela oferece uma ampla gama de elementos para a modelagem de processos de negócio que varia de acordo com a etapa do ciclo de vida de um projeto BPM, e que permitem que um processo possa ter a sua documentação progressiva, agregando informações ao fluxo à medida que um processo passa pelas etapas do projeto.
Ciclo de vida BPM - Extraido do material de treinamento da iProcess - Direitos reservados.
Para cada etapa do ciclo de vida de um projeto BPM, um conjunto diferente de componentes de modelagem de processo BPMN devem ser utilizados:
- Identificação e Mapeamento de Processos
Nesta etapa é gerado o modelo do processo chamado AS IS.
O objetivo da modelagem AS IS é obter uma formalização sobre o fluxo do processo de negócio como é realizado na situação atual em que é executado na organização. Os aspectos a serem priorizados nesta documentação de processo são: que atividades são realizadas (tarefas), a sequencia entre estas tarefas, o caso feliz do processo e as condições que levem a cenários de negócio alternativos.
Para esta modelagem, os elementos de BPMN mais relevantes são: Pools, Lanes, Activities, gateways do tipo parallel e exclusive data-based, eventos de início e fim. Podem ser utilizados componentes de annotations para apoiar no entendimento do modelo.
Este modelo de processo em geral tem dois propósitos: A) servir de documentação para conhecimento do processo atual; B) servir como insumo para a próxima etapa do ciclo de vida de um projeto BPM.
Por isso, esses modelos tendem a possuir uma vida curta. Minha recomendação nesta etapa é: não invista muito tempo na documentação AS IS se sua organização construiu este modelo especialmente como insumo para a próxima etapa. No decorrer das minhas atividades em consultorias já vi muitas organizações investirem uma energia muito grande em um processo AS IS, quando o objetivo real do projeto era buscar a melhoria do processo através do redesenho TO BE.
- Redesenho de Processos
Nesta etapa é gerado o modelo do processo chamado TO BE.
Ele é uma evolução do modelo anterior (AS IS), no qual são reavaliadas as questões de negócio envolvidas buscando-se, através de melhorias culturais e organizacionais, maior eficiência na execução do processo.
O modelo de processo TO BE também possui um foco sobre o processo de negócio, e por isso os mesmos tipos de elementos BPMN podem ser utilizados nesta etapa: pools, lanes, activities, gateways do tipo parallel, inclusive e exclusive data-based, eventos de início e fim. O processo começa a ser melhor detalhado em procedimentos, e mais atividades podem surgir para apoiar a realização de algumas tarefas, notificações de atraso, etc. Assim, convém considerar utilizar subprocess para agrupar tarefas com objetivos específicos e possível reuso. Eventualmente, alguns tipos de eventos como timer, link e message podem ser interessantes de serem incorporados no modelo se forem beneficiar o seu entendimento.
Alguns projetos de BPM partem diretamente para a implantação do processo TO BE, com a realização de ações de gestão de mudanças em nível organizacional e cultural para beneficiar-se das melhorias sugeridas. Outros projetos seguem para a etapa seguinte do ciclo, no qual ao redesenho de negócio são agregadas melhorias tecnológicas.
- Modelagem Técnica
A modelagem técnica busca proporcionar um olhar da análise de sistemas sobre o processo, de forma a identificar como agregar maior valor ao processo com uso de recursos de tecnologia. Pode ser a aquisição de produtos que apóiem em atividades específicas do processo, soluções que possibilitem a integração de diferentes sistemas para prover melhores informações e eliminem tarefas humanas que não agreguem valor ao processo, customização de ferramentas existentes para melhorar a realização das tarefas, até mesmo a adaptação do processo para a automação através de um BPMS.
Esta modelagem técnica é a transformação do processo TO BE no modelo TO DO.
Porque há mais informações a serem atribuídas ao modelo do processo, os elementos de BPMN utilizados podem ser mais específicos, usando-se, além dos já citados, também eventos do tipo signal, conditional, exception, escalation, gateways do tipo event-based, componentes do tipo data objects, e a especificação dos tipos de tarefas (manuais, humanas, automáticas…).
- Implementação
Se um processo de negócio for ser implementado através de utilização de um BPMS, o modelo TO DO irá requerer um detalhamento técnico ainda mais refinado, possibilitando agregar ao processo informações específicas para a interpretação do motor de processo. Este modelo de processo, que será interpretado pelo sistema, é chamado informalmente de TO RUN. O modelo TO RUN utilizará muitos elementos que a maior parte dos usuários da notação BPMN sequer virá a usar em seu trabalho, mas que serão requeridos para fornecer ao sistema detalhes relevantes para a sua execução automatizada, tais como controles de transação, compensação e tratamentos de erros.
Como se pode ver, existe um grupo de elementos de BPMN apropriado para cada etapa do ciclo de vida de projetos BPM.
Conhecer o potencial desta notação é o primeiro passo para se construir diagramas de processos claros, legíveis para todos os participantes e eficazes na representação do fluxo de atividades de acordo com o propósito do modelo.
