Não é novidade que muitas pessoas tratam o BPM
como a bala de prata que resolverá todos os problemas de todas as organizações.
Eu acredito que o BPM realmente é muito forte e que realmente alinha os
objetivos estratégicos da organização com os seus processos ponta a ponta
fazendo com que eles agreguem valor para o corpo como um todo. Mas para chegar
a este nível de maturidade é preciso antes de tudo crescer e evoluir!
Muitas vezes
estamos acostumados a ler opiniões de autores e pesquisas dizendo quais são as
melhores práticas que devem ser realizadas durante a implantação de um projeto
BPM dentro de uma organização e as vezes podemos não nos atentar diretamente
para alguns erros que, se forem cometidos, podem comprometer toda a estratégia
de implantação do BPM dentro de uma organização. Quero chamar a atenção para os
erros que jamais devem ser cometidos na implantação de um projeto.
Descrevo agora o que, na minha
opinião, são as 3 piores práticas a serem realizadas na implantação de um
projeto BPM:
• Escolher a equipe errada para
liderar o projeto.
• Começar pelo processo mais
complexo da organização.
• Encarar que BPM tem um começo e um final.
Escolher a equipe errada para
liderar o projeto: Às vezes é difícil para os envolvidos e entusiastas
aceitarem que BPM não é algo trivial e não é algo que qualquer um possa
implantar com qualidade. Para formar a equipe que puxará a frente e ditará a
velocidade de implantação do projeto é necessário realizar uma seleção muito
cuidadosa com as pessoas que formarão a equipe. Não é necessário apenas os
analistas que conheçam o BPM, mas também é necessário que a equipe seja
composta pelo dono do processo que é o responsável por responder pelos indicadores
de sucesso do processo, é necessário o acompanhamento de um gestor de TI
capacitado (no caso de automatização com TI) e o diretor do negócio. Para ter
qualidade e “sair do outro lado”, é necessário no mínimo o envolvimento desses
perfis de uma forma colaborativa e pró-ativa.
Começar pelo processo mais
complexo da organização: É o que geralmente ocorre nas reuniões. Os envolvidos
se juntam e chegam à conclusão: Já que vamos melhorar os processos, vamos
começar pelo principal processo da organização! Este é um dos principais erros
que ajudam a estragar a implantação do BPM dentro da organização! Por quê?
Porque ela ainda não está madura o suficiente para conseguir lidar com os
desafios que a melhoria de um grande processo impactante causará. As pessoas
ainda não acreditam que o BPM pode ajudar, pois nunca vivenciaram um exemplo de
sucesso antes. Com os grandes desafios que esta implantação irá apresentar logo
no começo há uma grande chance que a equipe fique desmotivada por não ver
resultados rápidos, afinal, estão trabalhando no principal e mais impactante
processo da empresa e isso dispende tempo e muito trabalho. Antes disso é
necessário escolher processos menos complexos, mas onde a sua melhoria possa
trazer impactos positivos a várias áreas. Com os pequenos sucessos as pessoas
ficam mais confiantes para alcançar os objetivos mais desafiadores.
Encarar que
BPM tem um começo e um final: Esta é mais uma característica que as pessoas
estão acostumadas do que um problema em si. A vida inteira somos “treinados” a
ver que tudo tem começo, meio e fim. Então quando vamos implantar um projeto
BPM em uma organização nós percebemos que as pessoas realmente almejam por um
fim. A diferença é que o BPM sempre irá atrás da melhoria contínua de seus
processos. Estes processos sempre devem ser reavaliados ciclicamente para serem
sempre melhorados. Geralmente, para não dizer nunca, os processos não são
finalizados na sua melhor forma no primeiro ciclo, mas vão evoluindo de tempos
em tempos até chegar o mais próximo possível do ideal. É necessário desenvolver
a cultura de que o projeto BPM por si só não tem um fim definido, sempre há o
que se rever e melhorar.
Estas pequenas práticas e formas de vivenciar os
projetos podem ser decisivas no sucesso do BPM dentro da organização. Antes de
iniciar alguma iniciativa BPM é preciso atentar para as características
imbuídas do BPM e buscar conscientizar os envolvidos de que alguns conceitos
são diferentes.
O alinhamento do trabalho e das expectativas de custo, prazo e
envolvimento das pessoas é fundamental para que o projeto seja um sucesso!
