Fase 1 –
Definir equipes que possam apresentar a rotina de processos. Os participantes desse trabalho
são principalmente as pessoas que realizam o processo no dia a dia.
Recomenda-se também a participação de pessoas do processo fornecedor e do
processo cliente.
Fase 2 –
Identificar processos. Obter
amplo conhecimento acerca da organização levantando as seguintes informações:
- Estrutura organizacional, as
atribuições de cada área e os principais gestores.
- Estratégia de crescimento de
cada setor.
- Principais processos de
negócio.
- Principais indicadores de desempenho.
- Sistemas de informações
utilizados na organização.
- Prioridades estratégicas de
implantação de processos.
- Estratégias de terceirização de processos.
Fase 3 –
Identificar processos atuais. Levantar dados sobre as políticas que regem os
processos, as tarefas executadas, tempos gastos nas atividades, quantidade de
pessoas envolvidas em cada atividade, quem são os fornecedores e respectivos
clientes internos e quais as suas interações. Nesta fase não é obrigatória a
diagramação dos fluxos, um simples texto em português estruturado é suficiente
para formalizar a fase.
Fase 4 –
Analisar processo atual e propor melhorias. Análise crítica dos processos para detectar as
causas dos problemas e as oportunidades de melhoria no processo. Fontes de
problemas e oportunidades:
- Método de trabalho.
- Pessoas.
- Máquinas e equipamentos.
- Matéria prima.
- Ambiente físico.
Ferramentas
disponíveis:
- Brainstorming.
- Diagrama de
Pareto.
- Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de Causa –
Efeito.
Fase 5 – Mapear fluxos To Be. Desenvolver
alternativas de solução para os problemas do processo. Avaliar cada alternativa
em função dos seus impactos sobre:
- Custo-benefício.
- Prazo de
implantação.
- Quadro de pessoa.
- Outros.
Também
nesta fase:
- Decidir pela melhor
alternativa de melhoria.
- Diagramar a nova versão do
processo.
Fase 6 –
Priorizar e Automatizar. Identificar os processos prioritários para implantação e
automatização.
Definir
estratégia de automatização:
- Que fluxos serão
automatizados no ERP?
- Que fluxos demandam o uso de
um sistema de apoio/controle?
Ainda
nesta fase:
- Adquirir software e
hardware.
- Definir controles para geração de evidências.
- Divulgar e treinar pessoas.
- Implantação efetiva e
suporte assistido.
Veja
neste vídeo como fazer a automatização de um processo de negócio mapeado na
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Fase 7 –
Monitorar, melhorar e expandir automatização. Realizar reuniões periódicas para acompanhamento
de indicadores e sugestões de melhoria.
- Criar processos para
registro e tratamento de mudanças em processos.
- Estabelecer um comitê de
mudanças de processos.
- Manter controle de versão de
processos.
- Identificar novos processos
para automatização e repetir o
passo anterior.
