Já
dizia o ditado popular que "tempo é dinheiro". Por isso, uma boa
estratégia de gestão do tempo é fundamental para o empreendedor. Com as
ferramentas certas e disciplina, é possível ter mais tempo e, com isso, gerar
resultados melhores para o negócio.
Com
o auxílio de Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e produtividade
e autor do livro "Mais Tempo, Mais Dinheiro" (Editora Thomas Nelson Brasil),
Separei 10 dicas para ajudar você a gerir melhor
o seu tempo.
1. Escolha um método
O
primeiro passo é buscar um método de pró-atividade que você mais se identifique
e adotá-lo no dia a dia. "Eles são guias que oferecem ferramentas,
técnicas e práticas para conseguir mais tempo", explica Christian.
"Existem vários, entre eles o método tríade e o método GTD,
americano" (http://www.calldaniel.com.br/metodologia/).
É possível encontrar informações sobre eles em
livros e em sites na internet.
2. Centralize as tarefas
É
essencial centralizar a lista de tarefas pendentes. Para isso, pode ser usado
um caderno, softwares,
post-its
,
ou mesmo um smartphones
Mas escolha apenas um deles. Utilizar várias ferramentas pode ter o efeito
contrário e ser uma perda de tempo.
3. Planeje para ganhar
tempo
"Planejar
apenas as atividades do dia seguinte é um erro de produtividade", afirma.
Assim, você estaria apenas reagindo às urgências. Planeje sempre três dias
adiante, no mínimo. Isso ajuda a ter melhores resultados.
4. Aprenda a delegar
O
empreendedor deve delegar, e não apenas fazer. "Se só ele realiza as
tarefas, a empresa só cresce até o ponto que ele consegue atender. E em algum
momento isso chega a um limite."
5. Faça uma
"dieta" de reuniões
Reduza
o número de reuniões da empresa ao mínimo possível. Realize reuniões informais,
para a equipe tenha tempo para fazer o que é importante de verdade. "O
papel do empreendedor é ajudar o seu time a ter mais tempo para executar a
estratégia."
6. Faça uma coisa de
cada vez
Em
geral, as pessoas são monotarefa, não multi. Quando realizam mais de uma tarefa
ao mesmo tempo, se perdem. De preferência, faça uma sequência de atividades,
não todas ao mesmo tempo.
7. Reserve um tempo para
os imprevistos
Deixe
de duas a três horas no seu plano diário para eventuais urgências. Dessa forma,
quando elas aparecerem, entrarão no espaço previsto, sem necessidade de acúmulo
extra de trabalho ou grandes surpresas.
8. Priorize
Priorizar
atividades ajuda a manter o foco diário. Revise o dia anterior na agenda e
verifique o que ficou pendente. Calcule o tempo de cada tarefa e priorize
criando uma ordem numérica do que deve ser feito. Uma estratégia é priorizar as
coisas mais rápidas e fáceis, depois as urgências.
9. Organize o seu
ambiente
Bagunça
é um convite para a improdutividade. Crie uma espécie de "mapa" para
lembrar facilmente onde cada coisa está arquivada. Assim, ficará mais fácil de
localizar e organizar as informações. Jogue fora o que não precisa e use pastas
transparentes etiquetadas para organizar a papelada. A regra também vale para
e-mails: crie pastas por assuntos.
10. Mude seu ambiente de
trabalho em conjunto com a equipe
Uma
equipe mais produtiva deixa o ambiente de trabalho mais eficiente.
"Discuta com sua equipe as alternativas para gerenciar melhor o tempo e as
coloque em prática."
